Tandartsen Praktijk

Praktijksoftware kies je niet voor een jaar, maar voor een periode van vijf tot tien jaar. Overstappen is later kostbaar en tijdrovend, dus het loont om vooraf de pakketten grondig naast elkaar te leggen. Let daarbij in elk geval op de volgende punten.

Cloud of lokaal

Bij een cloudoplossing draait de software op de servers van de leverancier en werk je via internet; bij een lokale installatie staat alles op een eigen server in de praktijk. Cloud betekent doorgaans geen eigen serverbeheer, automatische updates en toegang vanaf iedere werkplek, maar ook afhankelijkheid van een stabiele internetverbinding en van de leverancier. Lokaal geeft meer controle en werkt ook bij een storing van de verbinding, maar vraagt om eigen back-ups, onderhoud en beveiliging. Vraag bij cloudpakketten waar de gegevens fysiek staan en wat er gebeurt bij een storing aan de kant van de leverancier.

Vecozo- en Vektis-koppelingen

Een goede koppeling met Vecozo is onmisbaar voor het controleren van verzekeringsgegevens (COV) en het rechtstreeks declareren bij zorgverzekeraars. Controleer of de koppeling volledig geïntegreerd is of dat er nog handmatige stappen nodig zijn, hoe snel afgewezen declaraties zichtbaar worden en of het pakket de actuele Vektis-standaarden en prestatiecodes automatisch bijwerkt. Een pakket dat hierin achterloopt, kost maandelijks uren aan herstelwerk.

Patiëntportaal

Steeds meer patiënten verwachten online afspraken te kunnen maken, hun gegevens in te zien en formulieren vooraf in te vullen. Bekijk of het portaal onderdeel is van het pakket of een losse module met eigen kosten, of het voldoet aan de eisen voor online inzage, en hoe het eruitziet voor de patiënt. Een portaal dat niemand gebruikt, levert niets op; een goed portaal ontlast de balie merkbaar.

Röntgenintegratie

Controleer welke röntgenapparatuur en sensoren het pakket ondersteunt en of beelden direct in het patiëntdossier verschijnen, of via een apart programma moeten worden opgehaald. Vraag specifiek naar de apparatuur die u nu heeft én naar wat u de komende jaren wilt aanschaffen. Integratie met een bepaald merk is soms alleen mogelijk via een extra betaalde koppeling.

Migratie van bestaande dossiers

Dit is het punt waarop overstappen vaak misgaat. Vraag welke gegevens worden overgezet (patiëntgegevens, behandelhistorie, financiële historie, röntgenbeelden, documenten), in welke vorm, wie de migratie uitvoert en wat er gebeurt met gegevens die niet mee kunnen. Laat een proefmigratie uitvoeren op een kopie van uw eigen bestand voordat u tekent, en leg vast wie verantwoordelijk is als er iets ontbreekt.

Ondersteuning

Kijk verder dan de belofte van een helpdesk. Wat zijn de openingstijden, wat is de reactietijd bij een storing tijdens spreekuur, is er een vast aanspreekpunt en wordt de opleiding van medewerkers bij de start meegeleverd? Vraag bestaande gebruikers naar hun ervaring; die vertellen meer dan een brochure.

Privacy en beveiliging

U verwerkt bijzondere persoonsgegevens en blijft daar zelf verantwoordelijk voor, ook als de software in de cloud draait. Controleer of de leverancier een verwerkersovereenkomst aanbiedt die aan de AVG voldoet, of er een NEN 7510-certificering is, hoe toegangsrechten en logging zijn geregeld, en hoe back-ups en herstel na een incident werken. Vraag ook hoe u uw gegevens terugkrijgt als u ooit wilt vertrekken.

Totale maandelijkse kosten

Vergelijk niet de licentieprijs, maar de werkelijke kosten per maand over de hele looptijd. Tel mee: licenties per gebruiker of per werkplek, eenmalige implementatie- en migratiekosten, losse modules (portaal, röntgenkoppeling, boekhoudkoppeling, sms-herinneringen), updates, ondersteuning, eventuele hardware of serverkosten bij een lokale installatie, en de kosten van opzeggen. Laat de leverancier een offerte maken voor uw situatie en uw aantal gebruikers, en vraag wat er gebeurt met de prijs na het eerste contractjaar.

Tot slot

Maak vooraf een lijst met wat uw praktijk echt nodig heeft en wat prettig zou zijn, en toets elk pakket daaraan in plaats van aan de demonstratie van de verkoper. Vraag altijd een proefperiode of een uitgebreide demo met uw eigen werkwijze als uitgangspunt.